Política de protección de datos personales

BIODIVERSAL S.A.S. (en adelante Biodiversal), ha asumido el compromiso de desarrollar su actividad en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, las demás normas que conforman el Régimen de Protección de Datos Personales de Colombia, y de los más altos estándares aplicables en esta materia. Biodiversal está comprometido con la seguridad de los datos personales de sus clientes, contratistas, proveedores, empleados y del público en general.

ALCANCE

Esta Política es de acceso público, motivo por el cual cualquier persona que desee conocer los estándares y procedimientos establecidos por Biodiversal, en relación con el Tratamiento de Datos Personales y la protección de la información contenida en sus Bases de Datos, podrá acceder a ella y consultarla de manera permanente.

Con el objeto de garantizar los derechos de los Titulares de la información, esta Política deberá ser cumplida por todos los trabajadores vinculados a Biodiversal. Igualmente, será aplicada respecto de todos los agentes, representantes, asesores, contratistas y personas que actúen en nombre y representación de esta sociedad, que realicen algún tipo de tratamiento de datos personales. Para los fines de esta política se hará referencia a todas las personas descritas con anterioridad como “Personal de Biodiversal”.

DEFINICIONES

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales, de acuerdo con las finalidades y en los términos de esta Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales.

Base de datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales en medio digital, electrónico o físico, objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Es la información que identifica a una persona, o información vinculada que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Personal Privado: Es la información que solo le concierne al Titular, que tiene una naturaleza reservada.

Dato Personal Sensible: Son los datos personales que afectan la intimidad del Titular, cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de Derechos Humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Dato Público: Son los datos que no son privados, semiprivados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Encargado del Tratamiento: Es la persona, natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de los Datos Personales por cuenta de Biodiversal.

Personal de Biodiversal: Todas las personas vinculadas a Biodiversal que se encargan del tratamiento de datos personales, y que deberán cumplir esta Política de Protección de Datos Personales.

Responsable del Tratamiento: Es Biodiversal cuando por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las finalidades y el tratamiento de los Datos Personales que estén contenidos en sus Bases de Datos.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: Es el envío de Datos Personales que realiza un Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales ubicado en Colombia a un Responsable del Tratamiento que se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de aquellos, dentro o fuera del territorio de Colombia, realizada por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el Tratamiento de los Datos Personales, Biodiversal tendrá en cuenta los siguientes principios:

Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: el Tratamiento de los Datos Personales se sujetará a lo establecido en las leyes aplicables en la materia para Colombia y en las demás disposiciones que desarrollen estas leyes.

Principio de Finalidad: el Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley de Colombia, la cual será informada al Titular de los Datos Personales.

Principio de Libertad: el Tratamiento solo podrá ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad: la información sujeta a Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Principio de Transparencia: se garantizará el derecho del Titular a obtener información sobre sus Datos Personales en cualquier momento y sin restricciones, por parte de Biodiversal o del Encargado del Tratamiento de los Datos Personales.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: el Tratamiento se sujetará a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de las leyes aplicables para la materia y, de manera particular, de esta Política. Es decir, los Datos Personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de Seguridad: los Datos Personales sujetos al Tratamiento de Biodiversal o al de su(s) Encargado(s) atenderán a las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: todo el Personal de Biodiversal que intervenga en el Tratamiento de Datos Personales estará obligados a garantizar la reserva de los mismos, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Obtención y Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales

Biodiversal garantiza que solo realiza el Tratamiento de los Datos Personales de las personas que de manera previa y expresa han autorizado dicho Tratamiento.

Biodiversal conservará copia de la autorización para que el Titular de los Datos Personales, en el momento que lo desee, y siempre y cuando sea procedente, revoque su autorización y solicite la supresión inmediata de su información.

En la solicitud de autorización, Biodiversal entregará toda la información relacionada con el Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales de cada Titular, incluyendo, cuando aplique, información relacionada con la transmisión o transferencia de los Datos Personales a terceros.

Cuando la obtención de los Datos Personales se derive de la celebración de un contrato, los términos y condiciones particulares del Tratamiento de estos se encontrarán documentados en los contratos suscritos con los Titulares. Por lo anterior, cuando un proveedor, trabajador, o, excepcionalmente, un cliente, firme el correspondiente contrato, se dará por entendido que está dando su consentimiento, expreso e informado, para que Biodiversal realice el Tratamiento de su información en relación con la ejecución de ese contrato.

Asimismo, cuando los Titulares de los Datos Personales entreguen su información a Biodiversal de manera voluntaria e unilateral, se entenderá que dieron su autorización expresa para el Tratamiento de estos datos con la finalidad estrictamente relacionada con el trámite o solicitud realizada a Biodiversal.

Biodiversal no estará obligada a solicitar la autorización del Titular de los Datos Personales, en los siguientes casos: i) para información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) cuando se trate de datos de naturaleza pública; iii) en los casos de urgencia médica o sanitaria; iv) cuando el Tratamiento sea autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y, v) cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

ACCESO A LOS DATOS PERSONALES

La información almacenada en las Bases de Datos de Biodiversal podrá ser compartida internamente a los trabajadores encargados de realizar el Tratamiento de los Datos Personales de conformidad con las finalidades mencionadas en esta Política y/o en la solicitud de autorización para el Tratamiento otorgada por el Titular.

Biodiversal no compartirá o entregará Datos Personales almacenados en sus Bases de Datos con terceras personas no relacionadas con esta sociedad. Sin embargo, y cuando la finalidad así lo requiera, los Datos Personales podrán ser legítimamente transmitidos o transferidos a aliados comerciales o proveedores de servicios de Biodiversal, para cumplir con objetivos contractuales o comerciales específicos. En caso de que Biodiversal considere que es necesario realizar una transferencia de Datos Personales, solamente se realizará en estricto cumplimiento de los requerimientos legales.

En cualquiera de estos eventos, Biodiversal se compromete a tomar todas las medidas pertinentes para garantizar que el Tratamiento de la información por parte sus Encargados y/o de sus aliados comerciales o proveedores de servicios se realice en estricto cumplimiento de esta Política.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Sin perjuicio de lo señalado en la solicitud de autorización o contrato correspondiente, el Tratamiento de los Datos Personales realizado por Biodiversal, tiene como finalidad de manera general, cualquiera de las siguientes:

  1. Realizar todas las actividades necesarias para el desarrollo del objeto social de Biodiversal.
  2. Prestar adecuadamente los servicios contratados, así como mantener a los Titulares informados sobre los avances, estados y demás temas relacionados con la actividad contratada.
  3. Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con trabajadores, proveedores, clientes y otros contactos comerciales.
  4. Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de los contratos existentes con trabajadores, proveedores, clientes y otros contactos comerciales.
  5. Realizar las gestiones administrativas asociadas al desarrollo del objeto social de Biodiversal.
  6. Enviar información comercial sobre las actividades que realiza Biodiversal y sobre el lanzamiento de nuevos productos o servicios.
  7. Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Biodiversal.
  8. Contactar a los clientes en caso de quejas, reclamos o sugerencias sobre el servicio de Biodiversal.
  9. Realizar campañas de satisfacción, hacer seguimiento de la prestación de sus servicios y evaluar la calidad de los servicios prestados por los trabajadores.
  10. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con los trabajadores de Biodiversal en relación con el pago de salarios, prestaciones sociales y demás que se desprenden de la relación de trabajo.
  11. Desarrollar procesos de selección, evaluación, y vinculación laboral.
  12. Contactar y contratar a proveedores de productos o servicios que Biodiversal para el desarrollo de sus actividades y la dotación natural de sus instalaciones u oficinas; así como realizar solicitudes necesarias para reportar la información tributaria relacionada con aquellos.
  13. Presentar información a autoridades de control y vigilancia y soportar procesos de auditoría interna o externa.
  14. Realizar estudios estadísticos o procesos contables.

COMPROMISO DE PRIVACIDAD Y SEGURIDAD

Biodiversal está comprometida con la confidencialidad y privacidad de los Datos Personales que se encuentran almacenados en sus Bases de Datos, bajo restricciones de acceso y de disponibilidad, impidiendo su consulta por parte de terceros no autorizados.

Con base en lo anterior, Biodiversal garantiza a los Titulares de los Datos Personales la conservación de los mismos bajo condiciones estándar de seguridad típicas en la industria, que impidan su adulteración, pérdida, robo, consulta pública, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la implementación de prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información.

Tratamiento de los Datos Personales de niños y adolescentes

Biodiversal entiende que el Tratamiento de los Datos Personales de niños o adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Por lo anterior, se compromete a no recolectar Datos Personales de menores de 18 años, sin la autorización de su representante legal caso en el cual Biodiversal tendrá en cuenta: i) el respeto por los derechos fundamentales; y, ii) el respeto por el interés superior de los niños y adolescentes.

En este caso, Biodiversal hará su mejor esfuerzo para verificar que quien actúe como representante legal del niño, niña o adolecente efectivamente tenga esta calidad. No obstante, Biodiversal partirá de la buena fe de quien otorgue la autorización para el tratamiento de los datos personales del niño, niña o adolescente y señale que tiene la calidad de representante legal.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES

Biodiversal se compromete a evitar el Tratamiento de Datos Sensibles. Sin embargo, cuando estos sean absolutamente necesarios, se hará cargo del Tratamiento de Datos Sensibles (según las finalidades listadas con anterioridad) y se compromete a:

  1. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de todos los Datos Personales, que los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad especifica del Tratamiento de estos Datos Personales Sensibles.
  2. Informar al Titular que, por tratarse de Datos Personales Sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento.

Sin perjuicio de lo anterior, Biodiversal agradece la prudencia y discreción de los Titulares en la revelación de la Datos Sensibles y solicita que en ninguna circunstancia sean revelados a Biodiversal sin haber otorgado su consentimiento previo, libre e informando. En caso de tener dudas respecto de la necesidad de entregar Datos Sensibles, por favor comuníquese con nosotros previa entrega de estos.

TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

En caso de que Biodiversal no cuente con la capacidad técnica para el desarrollo de ciertas actividades que impliquen el Tratamiento de Datos Personales, podrá transmitir los Datos Personales o las Bases de Datos Personales que considere pertinentes a terceros Encargados del Tratamiento.

En estos casos, Biodiversal garantizará que el Encargado cumple con los términos establecidos en esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales y que cumple con los mismos estándares de protección, seguridad de la información y garantías para los Titulares.

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Biodiversal conservará un registro de la información relacionada con trabajadores, proveedores y/o clientes durante y después de terminar la relación contractual. Estos registros pueden incluir Datos Personales, los cuales, después de la terminación contractual, serán conservados por un tiempo razonable hasta que la información allí contenida no sea requerida para dar cumplimiento a requerimientos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios.

Asimismo, Biodiversal después de terminada su relación contractual, conservará información de contacto de Titulares para el envío de noticias, actualización de información, e invitaciones a eventos realizados o patrocinados por Biodiversal. Lo anterior, salvo solicitud de revocatoria para el Tratamiento de Datos Personales, caso en el cual, la información será eliminada para los fines mencionados.

Por último, Biodiversal almacenará y Tratará los Datos Personales que sean necesarios para cumplir con sus obligaciones legales.

PROHIBICIÓN O REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los Titulares son libres para prohibir o no autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales por parte de Biodiversal, salvo en ocasiones que por requerimientos legal o contractual sea necesaria la conversación de estos datos. No obstante, en caso de que algunos clientes, proveedores, trabajadores actuales o desvinculados no autoricen el uso de sus Datos Personales o soliciten la revocatoria de la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, es posible que Biodiversal no pueda continuar con la relación comercial o no pueda continuar prestando servicios por no contar con la información necesaria para estos fines.

En ese sentido, en caso de insistencia por parte del Titular de los datos sobre la revocatoria de autorización para el Tratamiento de los Datos Personales, Biodiversal no se hace responsable por el incumplimiento precontractual o contractual, o por la cesión de beneficios particulares a los que puedan acceder terceros con los que Biodiversal se comunica de manera constante, como consecuencia de la no autorización o su revocatoria para el Tratamiento de datos personales.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de Datos Personales almacenados en las Bases de Datos de Biodiversal tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales: los Titulares de Datos Personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error.

En cumplimiento de los principios que deben regir el Tratamiento de Datos Personales, Biodiversal se compromete a realizar su mejor esfuerzo por que la información contenida en sus Bases de Datos sea exacta, completa y actualizada. Con este fin, Biodiversal podrá solicitar a sus clientes, proveedores y trabajadores que los actualicen de manera permanente.

Derecho a solicitar prueba de la autorización: los Titulares de los Datos Personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, salvo en los casos señalados en esta Política.

Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus Datos Personales: los Titulares de Datos Personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus Datos Personales, previa solicitud dirigida a Biodiversal o a su Encargado.

Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato personal: los Titulares de Datos Personales podrán revocar la autorización otorgada a Biodiversal para el Tratamiento de sus Datos Personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, así como también a solicitar la supresión de los Datos Personales sobre los cuales su Tratamiento no está expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Derecho a acceder a sus Datos Personales: los Titulares de Datos Personales objeto de Tratamiento podrán acceder de forma gratuita a los mismos.

Derecho a presentar quejas: los Titulares de Datos Personales podrán presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

Derecho a abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles: los Titulares de Datos Personales objeto de Tratamiento podrán abstenerse a responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y PETICIONES

Responsable directo de la atención de peticiones, consultas o reclamos
Derecho a abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles: los Titulares de Datos Personales objeto de Tratamiento podrán abstenerse a responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

Oficial de Seguridad de la Información: Felipe Tobar
Correo electrónico: comercial@biodiversal.com ___________________________________

PETICIONES O CONSULTAS

La consulta o petición deberá dirigirse al correo electrónico: comercial@biodiversal.com.
En el correo electrónico, el Titular deberá identificarse plenamente y describir de manera clara su petición o consulta. En caso de que no se esté actuando como Titular, por favor indicar la calidad en la que se actúa y adjuntar el documento que lo faculta para realizar la petición o consulta, bien sea poder, registro civil, entre otros.

Biodiversal atenderá su petición o consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término mencionado, Biodiversal informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando el nuevo término para atender su petición o consulta, el cual no superará cinco (5) días hábiles, contados a partir del vencimiento del término en el anterior punto.

RECLAMOS

La solicitud de corrección, actualización o supresión de Datos Personales deberá dirigirse al correo electrónico: comercial@biodiversal.com.

En el correo electrónico, el Titular deberá identificarse plenamente. En caso de que no se esté actuando como Titular, por favor indicar la calidad en la que se actúa y adjuntar el documento que lo faculta para realizar la petición o consulta, bien sea poder, registro civil, entre otros.

En caso de que el reclamo tenga relación con un posible incumplimiento de cualquiera de los deberes de Biodiversal, se deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento.

En caso de que el reclamo resulte incompleto, Biodiversal requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de este para que lo subsane respecto de sus imprecisiones. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, Biodiversal entenderá que se ha desistido del reclamo.

En caso de que Biodiversal reciba un reclamo del que no sea competente para resolver, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, Biodiversal incluirá en la Base de Datos correspondiente una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

Biodiversal atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Biodiversal informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PERSONAS AUTORIZADAS PARA EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES

Para todos los efectos, Biodiversal solo podrá entregar información contenida en sus Bases de Datos a:

  1. Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
  2. Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  3. Los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

Biodiversal se reserva el derecho de solicitar documentación adicional a fin de verificar la calidad de la persona que solicita la información.

INFORMACIÓN DE CONTACTO DE BIODIVERSAL COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón social: BIODIVERSAL S.A.S.
NIT: 901.179.541 – 0
Domicilio: Bogotá, Bogotá D.C., Colombia
Dirección Calle 70ª # 5 – 37
Teléfono de contacto__________
Correo electrónico: _______________________
Página Web: https://biodiversal.com/

MODIFICACIÓN DE ESTA POLÍTICA

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar regular o periódicamente en nuestra página web https://biodiversal.com/ .